Orthodontist Stuart, Port St. Lucie, Ft Pierce, Vero Beach, Palm Bay
Aviso de Prácticas de Privacidad – HIPAA
Vakani Orthodontics
Fecha de vigencia: 20 de octubre de 2026
Sitio web: https://www.vakaniortho.com/
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA, DENTAL Y ORTODÓNTICA, Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.
Introducción
Vakani Orthodontics respeta la privacidad de nuestros pacientes y reconoce la importancia de proteger la información médica, dental, ortodóntica y cualquier otra información relacionada con la salud.
Este Aviso de Prácticas de Privacidad (“Aviso”) describe cómo Vakani Orthodontics puede utilizar y divulgar la información de salud protegida (“PHI”, por sus siglas en inglés), los derechos que tienen las personas con respecto a su información de salud y nuestras responsabilidades conforme a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (“HIPAA”, por sus siglas en inglés) y demás leyes de privacidad aplicables.
Este Aviso se aplica a la información de salud protegida que mantiene Vakani Orthodontics, así como a sus proveedores de atención médica, miembros del personal y otras personas que actúen en su nombre, cuando corresponda.
Vakani Orthodontics brinda atención ortodóntica a través de sus oficinas ubicadas en Stuart, Port St. Lucie, Fort Pierce, Vero Beach y Palm Bay, Florida.
Sus Derechos Respecto a su Información de Salud
Usted tiene derechos importantes con respecto a su información de salud. Estos derechos pueden estar sujetos a determinadas limitaciones y requisitos conforme a la legislación aplicable.
Acceder a sus Registros
Usted puede solicitar revisar u obtener una copia electrónica o impresa de sus registros ortodónticos y de otra información de salud incluida en el conjunto de registros designado, sujeto a las excepciones permitidas por la ley.
Responderemos a su solicitud dentro de los plazos exigidos por la legislación aplicable.
Cuando la ley lo permita, podrán aplicarse cargos razonables basados en el costo por determinadas copias o servicios relacionados con el cumplimiento de su solicitud.
Solicitar Correcciones
Si considera que la información contenida en su expediente de salud es incorrecta o está incompleta, puede solicitar que se modifique.
Podemos rechazar determinadas solicitudes cuando la ley lo permita. Si se rechaza una solicitud, proporcionaremos una explicación por escrito cuando así se requiera.
Solicitar Comunicaciones Confidenciales
Usted puede solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su información de salud de una manera específica o en un lugar determinado.
Por ejemplo, puede solicitar que nos comuniquemos con usted utilizando un número de teléfono, dirección postal u otro método razonable específico.
Atenderemos las solicitudes razonables según lo exija la ley.
Solicitar Restricciones
Puede solicitar restricciones sobre la forma en que utilizamos o divulgamos determinada información de salud para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica.
Por lo general, no estamos obligados a aceptar todas las restricciones solicitadas.
Sin embargo, si usted paga completamente de su bolsillo por un artículo o servicio de atención médica, puede solicitar que la información relacionada con dicho artículo o servicio no sea divulgada a su plan de salud para fines de pago u operaciones de atención médica, salvo que la divulgación sea exigida por la ley.
Solicitar un Registro de Divulgaciones
Puede solicitar un registro de determinadas divulgaciones de su información de salud protegida realizadas durante el período permitido por la legislación aplicable.
Algunas divulgaciones, incluidas muchas de las realizadas para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, pueden no estar incluidas en dicho registro.
Generalmente, un registro dentro de un período de 12 meses se proporciona sin cargo. Las solicitudes adicionales durante el mismo período pueden estar sujetas a un cargo razonable basado en el costo, cuando la ley lo permita.
Obtener una Copia de Este Aviso
Puede solicitar una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, incluso si anteriormente aceptó recibirlo de manera electrónica.
Designar a un Representante Personal
Una persona legalmente autorizada para actuar en su nombre puede ejercer los derechos de privacidad que correspondan.
Podemos solicitar documentación u otra verificación de la autoridad legal de dicha persona antes de permitirle acceso a información de salud protegida.
Presentar una Queja
Puede presentar una queja relacionada con la privacidad ante Vakani Orthodontics o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos si considera que se han violado sus derechos de privacidad.
Vakani Orthodontics no tomará represalias contra usted por ejercer sus derechos de privacidad o presentar una queja.
Sus Opciones Respecto a su Información
En determinadas circunstancias, usted puede tener opciones sobre cómo se comparte su información de salud.
Estas circunstancias pueden incluir:
Compartir información con familiares, amigos, cuidadores u otras personas involucradas en su atención o en el pago de su atención.
Comunicaciones relacionadas con actividades de ayuda en casos de desastre.
Determinadas comunicaciones de marketing para las cuales pueda requerirse autorización.
Comunicaciones para recaudación de fondos, si Vakani Orthodontics lleva a cabo dichas actividades.
Otros usos o divulgaciones para los cuales la legislación aplicable le otorgue una opción o requiera su autorización.
Cuando la ley exija una autorización por escrito, obtendremos la autorización correspondiente antes de utilizar o divulgar su información de salud protegida.
Puede revocar una autorización por escrito, sujeto a las limitaciones legales aplicables y a las acciones que ya se hayan realizado basándose en dicha autorización.
Cómo Podemos Utilizar y Divulgar su Información de Salud
Tratamiento
Podemos utilizar y divulgar su información de salud protegida para proporcionar, coordinar o administrar su tratamiento ortodóntico y otros servicios de atención médica relacionados.
Por ejemplo, cuando sea apropiado para coordinar su atención, podemos compartir información de salud relevante con su dentista general, cirujano oral, médico u otro profesional de la salud.
Pago
Podemos utilizar y divulgar su información para facturar y recibir pagos por servicios ortodónticos.
Por ejemplo, información relacionada con su tratamiento, diagnóstico, facturación y seguro puede enviarse a un plan dental o de salud para determinar cobertura, obtener una autorización o procesar una reclamación.
Operaciones de Atención Médica
Podemos utilizar y divulgar información de salud protegida para realizar operaciones legítimas de atención médica permitidas por la ley.
Estas actividades pueden incluir la administración de la práctica, evaluación de calidad, capacitación del personal, acreditación, coordinación de atención, planificación empresarial, actividades de cumplimiento normativo y evaluación de la calidad de la atención proporcionada por nuestra práctica.
Recordatorios de Citas y Comunicaciones Relacionadas con la Salud
Podemos comunicarnos con pacientes, padres, tutores o representantes autorizados con respecto a citas, programación, tratamiento, atención de seguimiento, alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud cuando la ley lo permita.
Las comunicaciones pueden realizarse mediante llamadas telefónicas, correo electrónico, mensajes de texto, plataformas de comunicación con pacientes u otros medios apropiados.
Estas comunicaciones se manejarán de conformidad con los requisitos de privacidad aplicables y con cualquier otro requisito independiente relacionado con llamadas telefónicas, mensajes de texto o comunicaciones electrónicas.
Socios Comerciales
Vakani Orthodontics puede divulgar información de salud protegida a socios comerciales que presten servicios en nuestro nombre.
Los socios comerciales pueden incluir organizaciones que proporcionen servicios de facturación, tecnología, administración de registros, consultoría, procesamiento de pagos u otros servicios que requieran acceso a información de salud protegida.
Cuando HIPAA lo requiera, se utilizarán los acuerdos y las medidas de protección apropiadas para proteger la privacidad y seguridad de la información de salud protegida.
Salud y Seguridad Pública
Podemos utilizar o divulgar información de salud protegida cuando esté autorizado o sea exigido por la ley para actividades de salud pública, obligaciones de información o para prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o seguridad.
Abuso, Negligencia o Violencia Doméstica
Podemos divulgar información de salud protegida a organismos gubernamentales u otras autoridades correspondientes cuando sea exigido o permitido por la legislación aplicable en relación con sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica.
Esto puede incluir obligaciones de informar situaciones relacionadas con menores u otras personas vulnerables.
Actividades de Supervisión Sanitaria
Podemos divulgar información a organismos autorizados de supervisión sanitaria para actividades permitidas por la ley, incluidas auditorías, investigaciones, inspecciones, actividades relacionadas con licencias u otras funciones gubernamentales de supervisión.
Investigación
La información de salud protegida únicamente podrá utilizarse o divulgarse para fines de investigación cuando se hayan cumplido los requisitos legales y regulatorios aplicables.
Cumplimiento de la Ley y Procedimientos Judiciales
Podemos divulgar información de salud protegida en respuesta a determinadas solicitudes legales, citaciones, órdenes judiciales, órdenes de registro, procedimientos administrativos u otros procesos legales cuando sea permitido o exigido por la ley.
Otras Divulgaciones Permitidas Legalmente
La información de salud protegida también puede utilizarse o divulgarse en otras circunstancias específicamente permitidas o exigidas por la ley.
Estas circunstancias pueden incluir asuntos relacionados con compensación de trabajadores, determinadas funciones gubernamentales, actividades de médicos forenses o examinadores médicos, donación de órganos y tejidos u otros fines legalmente autorizados.
Usos y Divulgaciones que Requieren Autorización
Los usos o divulgaciones de información de salud protegida que no sean permitidos o exigidos de otro modo por la ley generalmente requerirán su autorización por escrito.
Algunos ejemplos pueden incluir:
Determinados usos o divulgaciones de PHI con fines de marketing cuando se requiera autorización.
La venta de información de salud protegida.
La mayoría de los usos o divulgaciones de notas de psicoterapia, si se mantienen dichos registros, sujeto a las excepciones aplicables.
Otros usos o divulgaciones que no estén autorizados por las leyes de privacidad aplicables.
Cuando sea necesaria una autorización, Vakani Orthodontics obtendrá la autorización por escrito correspondiente antes de realizar el uso o divulgación en cuestión.
Puede revocar una autorización por escrito, sujeto a las limitaciones legales aplicables y a las acciones que ya se hayan realizado basándose en dicha autorización.
Protecciones Especiales para Registros Relacionados con Trastornos por Consumo de Sustancias
Determinados registros relacionados con el tratamiento de trastornos por consumo de sustancias pueden estar sujetos a protecciones federales adicionales de confidencialidad, incluido el Título 42 del Código de Regulaciones Federales, Parte 2 (“42 CFR Part 2”).
En la medida en que Vakani Orthodontics reciba o mantenga registros sujetos a estos requisitos, dichos registros serán manejados de conformidad con las leyes federales y estatales aplicables.
En términos generales, los registros sujetos a la Parte 2 no pueden utilizarse ni divulgarse en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos contra una persona a menos que se hayan cumplido los requisitos de consentimiento o legales correspondientes.
Cuando corresponda, pueden aplicarse reglas adicionales relacionadas con el consentimiento, la redistribución de información, los procedimientos legales y otros usos de dichos registros.
También se cumplirán, según lo exija la ley, todas las protecciones de confidencialidad establecidas por las leyes estatales aplicables que proporcionen un mayor nivel de protección de la privacidad.
Privacidad de Menores y Derechos de Padres o Tutores
Vakani Orthodontics ofrece servicios de ortodoncia a pacientes de diferentes edades, incluidos niños y adolescentes.
Los padres y tutores legales generalmente pueden ejercer los derechos de privacidad correspondientes con respecto a la información de salud protegida de un paciente menor de edad cuando estén autorizados conforme a las leyes federales y del estado de Florida.
Sin embargo, pueden aplicarse reglas especiales cuando un menor esté legalmente autorizado para consentir determinados servicios de atención médica, cuando un padre o tutor no tenga derecho legal a acceder a determinada información o cuando existan otras circunstancias contempladas por las leyes de privacidad aplicables.
Vakani Orthodontics evaluará las solicitudes relacionadas con pacientes menores de edad de conformidad con HIPAA, la legislación aplicable del estado de Florida y las circunstancias particulares de cada solicitud.
Podemos requerir la verificación apropiada de identidad, condición parental, tutela u otra autoridad legal antes de divulgar información de salud protegida.
Comunicaciones Electrónicas y Privacidad del Paciente
Vakani Orthodontics puede comunicarse con pacientes, padres, tutores legales y personas autorizadas mediante canales de comunicación apropiados.
Dependiendo de la legislación aplicable, las preferencias de comunicación, el consentimiento y la naturaleza de la información involucrada, estos canales pueden incluir:
Llamadas telefónicas.
Correo electrónico.
Mensajes de texto.
Portales para pacientes.
Sistemas de citas en línea.
Otras tecnologías de comunicación con pacientes.
El correo electrónico convencional y los mensajes de texto SMS pueden presentar riesgos de privacidad o seguridad.
Consideraremos los requisitos aplicables de privacidad, confidencialidad, seguridad y autorización al utilizar comunicaciones electrónicas.
Los pacientes y representantes autorizados pueden solicitar modalidades razonables de comunicación confidencial conforme a lo dispuesto por la ley.
La participación en programas opcionales de mensajes de texto u otras comunicaciones electrónicas también puede estar sujeta a términos, requisitos de consentimiento o avisos de privacidad independientes.
Sitio Web, Portal del Paciente y Servicios en Línea
Vakani Orthodontics puede proporcionar herramientas en línea que permitan a los pacientes o representantes autorizados solicitar citas, acceder a servicios para pacientes, gestionar citas, realizar pagos o interactuar con otros servicios de la práctica.
La información proporcionada a través de portales para pacientes, formularios en línea, sistemas de pago u otros servicios digitales relacionados con la atención médica puede constituir información de salud protegida cuando corresponda.
Vakani Orthodontics procura manejar dicha información de conformidad con los requisitos de privacidad y seguridad aplicables.
Los visitantes deben evitar enviar información médica sensible mediante funciones generales del sitio web que no estén específicamente diseñadas para la transmisión segura de información del paciente.
Puede proporcionarse información adicional sobre las tecnologías generales utilizadas en nuestro sitio web en nuestra Política de Privacidad y Política de Cookies.
Nuestras Responsabilidades Legales
Cuando HIPAA sea aplicable, Vakani Orthodontics está obligado a:
Mantener la privacidad y seguridad de la información de salud protegida.
Proporcionar a las personas un aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con la información de salud protegida.
Cumplir con los términos del Aviso que se encuentre vigente.
Implementar las medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas requeridas por la legislación aplicable.
Respetar los derechos aplicables de los pacientes relacionados con acceso, modificaciones, restricciones, comunicaciones confidenciales y otros asuntos de privacidad.
Obtener autorización para usos y divulgaciones cuando la ley exija dicha autorización.
Notificar a las personas afectadas después de una violación de información de salud protegida no asegurada cuando la ley requiera dicha notificación.
No utilizaremos ni divulgaremos información de salud protegida para fines distintos de aquellos permitidos o exigidos por la ley sin obtener la autorización correspondiente.
Cambios a Este Aviso
Vakani Orthodontics se reserva el derecho de modificar este Aviso y, en la medida permitida por la ley, hacer que el Aviso actualizado sea aplicable tanto a la información de salud protegida que ya mantenemos como a la información que recibamos en el futuro.
Cuando sea requerido, las versiones actualizadas de este Aviso estarán disponibles en nuestras oficinas y en nuestro sitio web.
La versión vigente de este Aviso mostrará su correspondiente fecha de vigencia.
Preguntas y Quejas Relacionadas con la Privacidad
Si tiene preguntas acerca de este Aviso, desea ejercer sus derechos de privacidad o considera que sus derechos de privacidad han sido violados, puede comunicarse con Vakani Orthodontics utilizando la información de contacto que aparece a continuación.
También puede presentar una queja ante:
Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (U.S. Department of Health and Human Services)
Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights)
200 Independence Avenue, S.W.
Washington, D.C. 20201
Teléfono: 1-877-696-6775
https://www.hhs.gov/hipaa/filing-a-complaint/
Vakani Orthodontics no tomará represalias contra usted por presentar una queja relacionada con la privacidad.
Información de Contacto de la Práctica
Vakani Orthodontics
Oficina de Stuart
1963 SE Federal Hwy
Stuart, FL 34994
Teléfono: (772) 287-8415
Oficina de Port St. Lucie
2196 SW Gatlin Blvd
Port St. Lucie, FL 34953
Teléfono: (772) 212-3203
Oficina de Fort Pierce
1900 S Federal Hwy
Fort Pierce, FL 34950
Teléfono: (772) 465-5535
Oficina de Vero Beach
2050 40th Ave, Suite 4
Vero Beach, FL 32960
Teléfono: (772) 400-1304
Oficina de Palm Bay
2099 Palm Bay Road NE, Suite 2
Palm Bay, FL 32905
Teléfono: (321) 802-1100
Sitio web: https://www.vakaniortho.com/
Alcance y Fecha de Vigencia
Este Aviso está destinado a aplicarse a las oficinas de ortodoncia de Vakani Orthodontics y a los proveedores de atención médica y miembros del personal correspondientes que operan bajo la práctica, sujeto a la estructura organizativa y legal aplicable a cada oficina.
Ubicaciones:
Stuart, Florida
Port St. Lucie, Florida
Fort Pierce, Florida
Vero Beach, Florida
Palm Bay, Florida
Fecha de vigencia: 20 de octubre de 2026